脱Excel管理で売上はどれくらいあがるのか

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http://lilting.ch/script/k-on-tape

 

 システムをエクセル管理から辞めたいというお客様から多くお声かけいただいています。

だいたい1ヶ月に1件ペースくらいで制作・納品しております。最近のWindowsXPのサポート切れがさらに拍車をかけたように思います。

ということで、エクセル管理をシステム開発にしたときのことを記載します。

 

エクセルは超万能ソフト!なんでもできすぎる!

エクセルは、画像も貼れるしリンクも貼れるし、印刷プレビューも付いているし表計算もできるし、フォント変更、文字サイズ変更もすっごーーーーーーーーく簡単です。はっきり言って、エクセルでできるのならば最後までエクセルでやりたい!と思ってもおかしくない素晴らしいソフトであることは間違いありません。

弊社にいらっしゃるお客様の声は、だいたい同じです。

  • WindowsやOfficeのバージョンアップはもう嫌だ!
  • 3人くらいまではなんとかなったけど、これ以上はちょっと…

これがほとんどです。バージョンアップ、複数人での更新、これらはどうしようも無いことです。これらをシステムにするにはどうしたらいいのでしょうか。

弊社からはブラウザ(インターネットエクスプローラやChrome、Firefoxなど)で見ることができる、Webシステムを提案いたします。これで、どこにいてもどんなパソコンでもたとえパソコンが壊れても大丈夫です!

 

システム化しよう!

システム化するにあたって、いくつかいただく要望をピックアップしてみました。

  • 多人数で登録、更新しても大丈夫なように。
  • 売上などの統計データを表やグラフで見れるように。また、データを利用するのでCSVでダウンロードできるように。
  • 入力を難しくせず、どんな人でも(パートの人でも)入力できるように。直感的なインターフェース(画面)で。

 

この中で、けっこう難しいのが「直感的なインターフェースで」というご注文です。

デスクトップで行えるようなドラッグ&ドロップや、Googleなどでおなじみの入力フォロー(1文字打つと候補が出る)などは、取り入れるにはけっこう大変です。

 

例 エクセルで行っていた注文管理をシステム化する。

最後にサンプルですが、エクセルで行っていた注文情報の管理(合計出したりするもの)をシステムにした場合、こんな感じです。

  1. 今使っているエクセルを確認させていただく。
  2. エクセルに入力するための素材(注文書だったり、発注書だったり、単価表などの帳票類)を確認させていただく。
  3. 最終的にアウトプットするもの(PDFの請求書だったり、CSVの全データダウンロード)の確認。
  4. 画面を作る。このとき、お客様のほうで見た目にはお金出せない!と言われた場合は、弊社の場合は全部Twitter Bootstrapというユーザインターフェースにて加工します。
  5. 微調整。デバッグ。
  6. システム仮納品→1ヶ月分くらいのデータ投入し、計算があっているかどうかなどのチェック。
  7. 納品。

となります。

弊社のモットーは、早い・安い・使いやすいです。

お客様との打ち合わせ後の1~2週間でたたき台を作成+各種契約書作成させていただきます。

制作費はだいたい20~50万、制作期間はだいたい2~3ヶ月。瑕疵責任期間は通常1ヶ月~3ヶ月くらいになります。

機能の追加や保守を受けさせていただくお客様が多いですが、その場合は毎月3万円くらいからで、追加したりする機能の規模によって異なります。

 

で、ちなみにどれくらいの効果があるのか…

  • パソコンは、型落ちしたものでも大丈夫です。ハイスペックなものは必要ありません。(年2万円程度/人の効果)
  • Excelなどのデータを貯めておく必要がありません。ファイルサーバ等も使用しないようになります。(年3万円程度の効果)
  • データ登録を簡略化、効率化することで、毎月の作業量ダウンが期待できます。(1日2時間の作業時間の軽減 時給1,000円だと1人あたり2,000円削減効果)

だいたいパートの方が3人いるところで、1ヶ月20日間勤務だとすると、上の3点で約年間144万円の削減になります。

システム化することで、新しいパートさんを入れやすくなり、また、いくつもの拠点でも1つのシステムを使うことができるので、ネットワークの管理等も楽になります。

 

最後にデメリット

エクセルと違ってシステムは一度作成すると「あれやりたいな!」と思うことができなくなります。

そのため、あれやりたい!と思ったときに追加の開発費がかかってしまいます。その点がネックになります。

また、上で記載しましたが毎月の保守料がかかります。これは規模によってまちまちですが、サーバの維持費(サーバの監視やバックアップを含めて)で毎月3万円くらいかかると思っていただければうれしいです。

 

みなさまの会社のExcel管理している、Wordで作成している書類をシステム化しませんか?

ちょっと話しを聞くだけであれば、居酒屋などでも個人的にはOKです(´∀`)

お電話お待ちしております<(_ _)>


投稿者:

1yaan

1yaan

株式会社パラファミリー社長。 前職は証券系のシステム開発をやっていたため、独立して今に至る。 お休みーと言ってから寝るのが早い。 画像はうさぎドロップのりんちゃん。公式HPで配布しているにも関わらずかわいすぎて愛用。

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